Socialtjänstens integritetspolicy

• Skriv ut

Socialtjänstens verksamhet Individ- och familjeomsorg (Ifo)

Ifo har utvecklat verksamheten genom att digitalisera flertalet funktioner i verksamhetssystemet. Utvecklingen har bidragit till medborgarnas självständighet, delaktighet och inflytande. Att digitalisera ställer höga krav på verksamhetssystem och användare. All behandling av personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Inom socialtjänsten finns flera lagar som styr, exempelvis socialtjänstlagen (SoL), Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). I maj 2018 tillkom en ny lag, dataskyddsförordningen (GDPR). Syftet med GDPR är i korthet, att stärka alla individers rättigheter om hur personuppgifter blir hanterade, lagrade och behandlade. Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet. De kontrollerar att både företag och myndigheter följer GDPR.

Inom vår verksamhet sker all dokumentation i det för verksamheten anpassade och elektroniska verksamhetssystemet- Lifecare. Socialtjänsten vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas genom säker inloggning och behörighetskontroll. Det innebär att endast behörig personal har åtkomst till Lifecare och uppgifter som är lagrade i systemet. Samtliga användare är tilldelade ett unikt e-legitimations ID och roll som motsvarar respektive användares ansvarsområde.

De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. När vi behandlar dina personuppgifter följer vi de lagar och regler som finns. Inom socialtjänsten är främst tre lagliga grunder aktuella: avtal, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning eller allmänt intresse.

Personuppgifter som vi registrerar

En personuppgift är något som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera dig. Vi registrerar olika typer av personuppgifter som namn, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress och mer specifika, som hälsouppgifter, arbetsförhållande eller annan personlig information. Enligt lag har socialtjänsten även rätt att registrera vissa känsliga personuppgifter. Endast de personuppgifter som är nödvändiga för att hantera eller handlägga ditt ärende samlas in och behandlas.

Varför vi registrerar personuppgifter

Vi registrerar dina personuppgifter för att handlägga ett ärende. Det kan vara åtgärder vid förhandsbedömning, ansökan, anmälan, begäran, utredning, genomförande eller uppföljning.

Insamling och behandling av personuppgifter

Vi samlar endast in och behandlar personuppgifter som är relevanta för ditt ärende. Uppgifterna är de du själv lämnat eller de vi inhämtat från annan person eller annan myndighet, till exempel Försäkringskassa, Arbetsförmedling, Hälso- och sjukvård, Polis, annan kommun. Vi anger källan i handläggningen av ditt ärende.

Din rätt angående samtycke

När dina personuppgifter registreras krävs normalt inget samtycke från dig, eftersom det enligt lag är vår skyldighet att föra dokumentation. Det finns dock undantag då vi kan behöva dina personuppgifter och vi måste få ditt samtycke för registrering. Ett sådant lämnat samtycke har du alltid rätt att när som helst dra tillbaka.

När vi hämtar in personuppgifter utan samtycke

Vi kan behöva hämta in personuppgifter som vi registrerar och behandlar utan att du som är registrerad har lämnat ditt samtycke. När vi gör en utredning som rör skydd av barn har socialnämnden rätt att i vissa fall rådfråga sakkunniga och ta de kontakter som behövs. Vid en utredning när någon kan behöva vård utan samtycke, till följd av ett missbruk, är vissa myndigheter skyldiga att lämna uppgifter som är viktiga för utredningen till socialnämnden. Även vid vissa åtgärder enligt föräldrabalken och alkohollagen, kan vi behöva hämta in personuppgifter som vi registrerar och behandlar utan att du som är registrerad har lämnat ditt samtycke. Personuppgifter som vi hämtar in ska alltid tillföra något till ärendet. Finns det inget samtycke kan vi avgöra ärendet på det underlag som finns.

Vem får ta del av dina personuppgifter

Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till annan myndighet eller enskild om det är nödvändigt för att fullgöra en lagstadgad uppgiftsskyldighet. Om du beviljats en insats, till exempel öppenvård eller praktik- och kompetenshöjande verksamhet, skickas en beställning till utföraren med dina personuppgifter och mål med insatsen.

För de som har skyddad identitet finns undantag för utlämning av personuppgifter, och även när uppgifterna av andra skäl är skyddade av sekretess. Driften av verksamhetssystemet sker i leverantörens molnmiljö – Lifecare Cloud Services vilket innebär att personuppgifterna överförs till leverantören som är personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på kommunens uppdrag.

Din rätt till insyn och rättelse

Du tar enkelt del av dina uppgifter genom e-tjänsten Mina sidor. Tjänsten kräver BankID vilket medför en begränsning för dig vars behandling sker inom organisationen för Barn- och Unga. Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som socialtjänsten registrerar och behandlar i våra register. Kontakta kommunens växel 0222-51 55 00 eller maila kommunens dataskyddsombud: arkiv@skinnskatteberg.se

Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Lagringstider

De personuppgifter socialtjänsten samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag. Dina personuppgifter behandlas så länge du är aktuell hos oss. I de fall lagen kräver lagras personuppgifterna i verksamhetssystemet i fem år räknat från när den senaste anteckningen gjordes i ärendet. Vad som ska gallras, raderas och undantas (bevaras) framgår av Arkivlagen och kommunens dokumenthanteringsplan. Undantag handlar om arkivering av personuppgifter som av rättssäkerhetsskäl eller forskningsändamål ska bevaras. Dessa skrivs ut innan de raderas ur verksamhetssystemet för att förvaras i kommunens centralarkiv.

Om du vill lämna klagomål

Har du frågor om registrering av dina personuppgifter, eller är du inte nöjd med behandlingen av dem, kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud: arkiv@skinnskatteberg.se

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Du har rätt att lämna klagomål angående registrering av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten . Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm, 08-657 61 00, imy@imy.se