Upphandlingar och inköp

• Skriv ut

Kommunens upphandlingsfunktion är organisatoriskt underställd ekonomiavdelningen. Funktionen ansvarar för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader för Skinnskattebergs kommun.

Så gör vi affärer – en guide till kommunens upphandlingar

För att säkerställa att invånarnas skattepengar används på bästa sätt och att alla företag får samma chans att sälja sina varor och tjänster till kommunen, följer vi en strukturerad upphandlingsprocess. Här förklarar vi hur det går till, steg för steg.

Upphandlingsprocessen: Från behov till avtal

1. Planering och behovsanalys

Allt börjar med att kommunen identifierar ett behov. Vi utreder vad som ska köpas in och kontrollerar om det redan finns ett befintligt avtal. Om inte, påbörjas planeringen för en ny upphandling.

2. Kravställning (Förfrågningsunderlag)

Vi skapar ett så kallat förfrågningsunderlag. Det är ett dokument som beskriver exakt vad vi behöver och vilka krav som ställs på både varan/tjänsten och på leverantören. Detta görs för att alla som lämnar anbud ska veta exakt vilka förutsättningar som gäller.

3. Annonsering

För att nå så många leverantörer som möjligt annonseras upphandlingen offentligt. Vi använder det digitala verktyget e-avrop. Här kan företag hitta alla aktuella upphandlingar och hämta ut underlagen.

4. Anbudstiden – leverantörens möjlighet

Under anbudstiden kan intresserade leverantörer läsa igenom underlaget, ställa frågor och slutligen skicka in sitt anbud digitalt.

Viktigt för leverantörer: Se till att anbudet lämnas in i tid och att alla krav är uppfyllda. Ett ofullständigt anbud kan tyvärr tvingas förkastas.

5. Prövning och utvärdering

När anbudstiden har gått ut öppnas alla anbud samtidigt. Processen sker i två steg:

• Kontroll: Vi ser efter att leverantören uppfyller alla obligatoriska krav (ska-krav).
• Värdering: De giltiga anbuden utvärderas baserat på de kriterier vi bestämt i förväg, till exempel bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

6. Tilldelningsbeslut och avtal

När vi valt en leverantör meddelas beslutet till alla som deltagit. Nu följer en lagstadgad avtalsspärr (ofta 10 dagar), en frysperiod där andra leverantörer har möjlighet att begära överprövning. När perioden är slut skriver vi ett bindande avtal med vinnaren.

De fem grundprinciperna

För att garantera en rättvis och öppen affärsmiljö vilar all offentlig upphandling på fem grundpelare:

• Icke-diskriminering: Vi får inte ställa krav som bara svenska företag kan uppfylla eller diskriminera någon baserat på nationalitet, kön eller liknande.
• Likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika och ha tillgång till samma information vid samma tidpunkt.
• Proportionalitet: De krav vi ställer måste vara rimliga och stå i proportion till det vi köper. Vi ställer inte högre krav än nödvändigt.
• Öppenhet (Transparens): Processen ska vara tydlig och förutsebar. Allt dokumenteras och utvärderingskriterierna är kända i förväg.
• Ömsesidigt erkännande: Vi accepterar intyg och certifikat från andra EU- och EES-länder som motsvarar de svenska kraven.

Vill du läsa mer om upphandlingsprocessen och gällande lagstiftning? Besök:
www.upphandlingsmyndigheten.se
www.konkurrensverket.se

Har du frågor om upphandling? Kontakta upphandlaren via e-post eller telefon.

Se aktuella upphandlingar